Teams møder, opkald og chat

Teams er UC SYDs interne kommunikationsplatform brugt til opkald, møder og chat.

Kategori: kommunikation
Brugere: alle ansatte + studerende (studerende kan dog ikke ringe til telefonnumre)
Licens: Betalt af UC SYD
Support: IT-support

Vi har samlet de vejledninger fra Microsoft omkring Teams, som vi finder mest nødvendige nedenfor, men du kan også selv gå på opdagelse i Microsofts vejledninger her: https://support.microsoft.com/da-dk/teams

Vær dog opmærksom på at der er vejledninger til alle funktioner i Teams - nedenstående vejledning omhandler kun opkald, møder og chat.

Man kan få undertekster på alle Microsofts videoer, ved at trykke på taleboblen i videoafspilleren og vælge "Dansk".

Indhold

Opkald og kontakter
Opkald

Start 1:1- eller gruppeopkald med alle i din organisation – uanset hvor du er i Microsoft Teams. Se videoen nedenfor og lær hvordan du starter opkald fra chat, fra en persons "kontaktkort" og hvordan man ringer til et nummer.

Video: Opkald i Teams (åbner i et nyt vidnue)

Bemærk! Det er ikke muligt for studerende at ringe til telefonnumre fra Teams - kun til andre Teams-brugere.

Opkald til enkeltpersoner

  1. Hold musen over personens billede i Teams (uanset om det er i Aktivitet, Chat eller Opkald)
  2. Vælg telefonen for at ringe op

Opkald til telefonnumre (kun ansatte)

Når man følger vejledningen ovenfor, vil den altid vælge at ringe op via Teams. Ønsker du derimod at ringe til en persons mobiltelefon skal du følge nedenstående vejledning.

  1. Vælg Opkald i Teams appen
  2. Klik på Kontakter
  3. Fremsøg evt. kontakten i søgefeltet
  4. Klik på telefonnummeret ud for den person du vil ringe til

Viderestilling i et opkald

Hvis du bliver ringet op af en person som du ønsker at sende videre til en anden person skal du følge nedenstående vejledning fra Microsoft:

Viderestil et opkald i Teams (åbner i nyt vindue)

Kontakter

Du kan oprette kontaktgrupper i Teams, så du bedre kan holde styr på de kontakter du ringer mest til.

I forvejen er der allerede oprettet gruppen Hurtigopkald og hvis du er flyttet fra Skype for Business, har Teams også oprettet de grupper du evt. selv har oprettet der.

Du kan se dine kontaktgrupper både under Chat og Opkald.

Se kontakter under Chat

  1. Tryk på menupunktet Chat
  2. Tryk på den lille pil ud for overskriften Chat
  3. Vælg Kontakter

Du får nu en liste over dine kontakter inddelt i kontaktgrupper og sorteret i alfabetisk orden.

Se kontakter under Opkald

  1. Tryk på menupunktet Opkald
  2. Som standard lander du på Hurtigopkald, hvor du kan se dine kontakter opddelt i kontaktgrupper
  3. Kontakter viser dig alle dine kontakter i alfabetisk rækkefølge - uden kontaktgrupper

Opret ny kontaktgruppe og tilføj kontakter

  1. Tryk på Ny gruppe for at oprette en ny kontaktgruppe
  1. Giv gruppen et navn
  2. Tryk på Opret

For at tilføje kontaktpersoner i dine grupper skal du gøre følgende:

  1. Tryk på de tre prikker ud for kontaktgruppens navn
  2. Klik på Føj en kontakt til denne gruppe
  1. Søg personen frem du vil tilføje (kun personer i UC SYD) ved at skrive dennes navn
  2. Klik på personen
  1. Tryk Tilføj
Møder
Deltag i møde

Team møder er bedst, når du deltager i dem fra Teams-appen eller Teams på internettet, og der er flere måder at gøre det på – Se videoen eller læs vejledningen i linket nedenfor, for at få mere at vide om at deltage via et link, fra din kalender og meget mere. 

Video + vejledning: Deltag i et møde i Teams (åbner i et nyt vindue)

Indkald til Teams møder
Via Outlook

Microsoft Teams inkluderer Outlook-tilføjelsesprogrammet, som giver dig mulighed for at oprette nye Teams-møder direkte fra Outlook. Det giver også personer mulighed for at se, acceptere eller deltage i møder i begge apps. Læs hvordan i vejledningen nedenfor.

Planlæg et Teams-møde fra Outlook (åbner i nyt vindue)

Via Teams appen

Din kalender i Teams er forbundet med din Exchange-kalender. Med andre ord: Når du planlægger et møde i Outlook, vises det i Teams og vice-versa. Ethvert møde, der er planlagt i Teams, gøres automatisk til et onlinemøde. Læs hvordan i vejledningen nedenfor.

Planlæg et møde i Teams (åbner i et nyt vindue)

Bemærk! Tidligere deltagere har adgang til alle data i forbindelse med mødet inkl. mødechat, mødenoter samt filer. Også de ting som bliver tilføjet efter vedkommende ikke længere deltager i mødet!

Indkald derfor altid til et nyt møde hvis deltagerne skiftes ud eller sørg for at fjerne personer fra mødechatten efter endt deltagelse. Se hvordan her: Fjern person fra chat

Bemærk! Teams-møder har indbygget Teams-funktionalitet, så hvis du hellere vil have et Zoom-møde, så brug IKKE et Teams-mødeindkaldelse til det! Man kan ikke pille Teams-funktionaliteten ud af en Teams-mødeindkaldelse.

Indstillinger og funktioner i møder og opkald
Video-indstillinger (visning)

Der er mange måder at tilpasse din videooplevelse på – og den video, du deler med andre – når du deltager i et Teams-møde eller -opkald. Læs hvordan i vejledningen nedenfor.

Video i møder og opkald (åbner i nyt vindue)

Bemærk! Overskriften er forkert på den vejledning man kommer ind på. Indholdet er dog som beskrevet ovenfor.

Lydindstillinger

Hvis du deltager i et møde eller et opkald og oplever problemer med lyd, kan du prøve at ændre dine lydindstillinger.

  1. Tryk på de tre prikker i øverste, højre hjørne af mødevinduet
  2. Vælg Enhedsindstillinger

Nu åbnes et panel i højre side af mødevinduet, hvor du kan ændre:

  1. Lydenhed - hvis du vil skifte fra et headset til et andet (altså både højtaler og mikrofon i samme enhed)
  2. Højttaler - hvis du kun vil skifte højttaler
  3. Mikrofon - hvis du kun vil skifte mikrofon
  4. Kamera - hvis du vil skifte dit webcam
Skærmdeling - del indhold

Hvis du vil dele din skærm i et møde, skal du vælge del indhold øverst i mødevinduet. Vælg derefter mellem at præsentere hele din skærm, et programvindue, en PowerPoint-fil eller et whiteboard. Se hvordan i videoen nedenfor.

Del indhold i et møde eller opkald (åbner i nyt vindue)

Bemærk! Der er forskel på om man deler en Powerpoint præsentation via "Del vindue" eller via "Powerpoint Live".

Når man deler en Powerpoint via "Powerpoint Live" så kan deltagere selv bladre frem og tilbage i Powerpoint præsentationen medmindre man slår dette fra. De kan også tage styringen over dit Powerpoint, hvis de ønsker det.

Se mere om at dele Powerpoint her (åbner i nyt vindue)

Brug private rum (breakout rum)

Hvis du vil oprette "under-møder" hvor deltagerne i dit møde kan diskutere i små grupper, har du i Teams muligheden for at bruge den funktion som hedder "Private rum". Læs her hvordan det fungerer: Brug private rum i Teams møder (åbner i nyt vindue)

Lås møde

Det er muligt at låse et møde, så der ikke kan komme flere deltagere ind - heller ikke selvom de er inviteret til mødet.

  1. Klik på ikonet "deltagere"
  2. Klik på de tre prikker i deltagerpanelet
  3. Vælg funktionen Lås mødet

Du får nu et pop-up vindue som spørger om mødet skal låses.

  1. Vælg Lås

Mødet er nu låst og du vil se nedenstående notifikation øverst i mødevinduet.

Chat

Start 1:1- eller gruppechats for at samarbejde med en mindre gruppe eller tale privat, og fastgør chats for at få hurtig adgang. Se hvordan i videoen herunder.

Video: Start og fastgør chats (åbner i nyt vindue)

Skjul chatsamtaler og slet meddelelser

Se i videoen herunder, hvordan du skjuler en chat eller sletter en chatmeddelelse.

Video: Skjul chatsamtaler, slet meddelelser (åbner i nyt vidnue)

Fjern person fra mødechat
  1. Find mødechatten i Teams klienten (ikke mødevinduet)
  2. Klik på deltagerikonet oppe i højre hjørne
  3. Hold musen over deltageren du vil fjerne og klik på krydset ud for vedkommendes navn

Vedkommende er nu fjernet fra mødechatten og kan kun se det indhold som er skrevet i chatten mens vedkommende deltog i mødechatten.

Fjern filer fra chat

Når man deler filer i en chat, hvad enten den er personlig eller knyttet til et møde, så får man to valgmuligheder.

Man kan:

  • Vælge fil fra OneDrive
  • Uploade fil fra computer

Der er forskellige fremgangsmåder for at fjerne filen fra Teams alt efter hvilken type fil du har delt.

Fil fra OneDrive

Når man deler en fil fra OneDrive i en chat, er det i virkeligheden kun et link til filen man deler og de personer som deltager i chatten får automatisk adgang til filen via linket og via delte filer i OneDrive. Når deltagerne ikke længere skal have adgang til filen, skal man gøre to ting:

  • Slette chatmeddelelsen i Teams hvor filen er delt (Se punktet Skjul chatsamtaler og slet meddelelser ovenfor)
  • Administrere tilladelserne til at se og redigere filen direkte i OneDrive.

Se her hvordan man administrerer tilladelser til OneDrive filer (åbner i nyt vindue)

Fil fra computer

Når man uploader en fil fra sin computer til en chat i Teams, opretter Teams automatisk en mappe i dit OneDrive med navnet Microsoft Teams-chatfiler og lægger filen deri. Herfra kan deltagerne i chatten samarbejde på dokumentet. Når du senere ønsker at slette dokumentet, skal du gøre to ting:

  • Slette chatmeddelelsen i Teams hvor filen er delt (Se punktet Skjul chatsamtaler og slet meddelelser ovenfor).
  • Gå i din OneDrive mappe Microsoft Teams-chatfiler og slet den pågældende fil.

Bemærk! Når du uploader en fil som ligger i din OneDrive mappe på computeren, bliver denne behandlet som en uploadet fil og ikke som en OneDrive fil.

Indstillinger i Teams appen

I Teams kan du administrere hvilke aktiviteter som skal udløse hvilke notifikationer. Du kan også ændre din status så andre kan se om du er ledig eller optaget. Læs mere nedenfor.  

Administrer notifikationer

Microsoft teams tilbyder forskellige måder at få adgang til, modtage og administrere meddelelser på. Disse indstillinger omfatter, hvordan, hvornår og hvor dine meddelelser vises, brugerdefinerede indstillinger for kanaler og chat, udseende og lyde, deaktivering af bestemte meddelelser osv. Læs mere i nedenstående vejledning.

Administrér meddelelser i Teams (åbner i nyt vindue)

Ændr status

Hvis du vil sikre dig, at folk ved, at du er optaget eller væk fra skrivebordet, skal du angive din status i Teams. Den lille prik på din profil angiver, om du er tilgængelig eller ej.

Teams vil automatisk angive status i nogle tilfælde, som når du er i gang med et opkald. Læs mere i vejledningen nedenfor.

Redigér din status i Teams (åbner i nyt vindue)

Viderestil opkald

Denne vejledning viser hvordan man permanent viderestiller alle indgående opkald.

Viderestilling af opkald, opkalds grupper og samtidig ringning i teams (åbner i nyt vindue)

Slå telefonsvarer fra

En telefonsvarer er som standard aktiv når du bruger Teams. Når nogen har indtalt en besked på din telefonsvarer, sendes denne automatisk til din UC SYD mail.

Du kan i denne vejledning se hvordan du slår telefonsvareren fra.

  1. Tryk på dit profilbillede
  2. Vælg Indstillinger
  1. Vælg Opkald
  1. Tryk på pilen ud for Hvis opkaldet er ubesvaret
  2. Vælg Gør ikke noget hvis du bare vil slå telefonsvareren fra
Ringelyd i højttaler

Er der ingen ringelyd i dine højttalere når du får et opkald i Teams? Så er det sandsynligvis fordi sekundær ringelyd ikke er slået til.

  1. Tryk på dit profilbillede
  2. Vælg Indstillinger
  1. Vælg enheder
  1. Tryk på pilen ud for Sekundær ringelyd

Vælg derefter den højttaler lyden skal komme ud i.

Optagelser

Se nedenstående vejledning omkring hvordan man optager et opkald eller et møde samt hvad der bliver optaget.

Optag et møde i Teams (åbner i nyt vindue)

Ved UC SYD bliver optagelsen gemt i OneDrive mappen Optagelser hos den som starter optagelsen. Evt. andre mødedeltagere får automatisk adgang til optagelsen. Husk at flytte videoen fra OneDrive når deltagerne ikke længere skal have adgang.

GDPR

Husk at følge UC SYDs retningslinjer for opbevaring af persondata og journalisering.

Det er IKKE tilladt at dele personfølsomme oplysninger i Teams.

Det ER tilladt at dele visse personoplysninger, men disse skal slettes når de ikke længere skal bruges.

Eksempler for ansatte:

  • Det er tilladt at angive navn på kollega ifm. den daglige kommunikation
  • Det er IKKE tilladt at lave noter med persondata relateret til sagsbehandling eller at skrive til en kollega omkring en studerende.

Se retningslinjerne for brug af Teams her (åbner i nyt vindue)