Kom i gang med Zoom

Hvad er Zoom?
Online konferenceværktøj særligt velegnet til online undervisning.

Kategori: Online konferenceværktøj
Brugere: Alle
Licens: Betalt af UC SYD
Support: IT-support

Indhold

Installér og log på Zoom
På PC eller MAC
Download

Hent Zoom klienten her: https://ucsyd-dk.zoom.us/download

  1. Klik på "Download"

Siden registrerer selv hvilken enhed du sidder på og downloader en fil der passer til enheden.

Når filen er downloadet klikker du "Kør" eller "Åbn" og installerer programmet - det kræver ikke særlige tilladelser.

Log ind

Herunder er en video som viser hvordan du logger ind på Zoom. Nedenunder videoen er en skriftlig vejledning som viser det samme.

Zoom - log på UC SYD´s Zoom klient from ucsyd-admin on Vimeo.

1. Start Zoom klienten og klik på "Sign In"

2. Klik på 'Sign in with SSO' (WAYF-login)

3. Indtast 'ucsyd-dk' foran zoom.us (Company Domain)

4. Tryk 'Continue'

BEMÆRK! Det er BINDESTREG ikke punktum mellem "ucsyd" og "dk" når du angiver Company Domain!

5.  Log på med dit UC SYD login

6.  Tryk på 'Log på'

7.  Tryk på 'Åbn Zoom Meetings'

Du er nu klar til at bruge Zoom på din computer.

Når du installerer Zoom på en Mac, skal du være opmærksom på, at du får givet Zoom de rette sikkerhedstilladelser til at dele skærm, kamera og lyd. Ellers kan du ikke udnytte Zoom optimalt.

Se indstillingerne her: Instillinger på MAC før Zoom kan bruges

Instillinger på MAC før Zoom kan bruges
Indstillinger på MAC

Før du kan dele din skærm, fx vise Power Points i Zoom, skal du have slået tilladelser til på din MAC.

Det gør du på følgende måde:

1. Gå ind i "Systemindstillinger" på din MAC og vælg "Sikkerhed og anonymitet".

2. Klik og lås op på låsen for at kunne foretage ændringer

3. Angiv dit brugernavn og din adgangskode for din MAC

Her skal du tillade Zoom som program må registrere indhold på din skærm.

4. Du skal tillade både "tilgængelighed" og "skærmoptagelse" ved at sørge for at sætte flueben her ved dem begge.

5. Når du har foretaget dine ændringer, skal du låse din MAC igen.

På tablet eller smartphone

Zoom kan installeres via Apple Appstore og Google Play

Download fra App Store

Download fra Google Play

Redigér Zoom profil

Ændre mit profilbillede

Vi anbefaler at du uploader et profilbillede til Zoom så din underviser og medstuderende bedre kan genkende dig.

Åbn Zoom-klienten som du har fået installeret

  1. Klik på tandhjulet i øverste, højre hjørne

En ny side popper op.

  1. Vælg menuen "Profile"
  2. Vælg "Edit My Profile"

Nu åbner en ny fane i din foretrukne browser

  1. Klik på "Change" under nuværende profilbillede
  1. Vælg "Upload"

Derefter åbner din Stifinder og du kan vælge et billede på din computer.

  1. Afslut med "Save" når du har tilpasset dit billede.
Deltag i møde

For at deltage i et Zoom-møde, skal du bruge et link. Linket oprettes af mødeafholderen og kan sendes til deltagerne på f.eks. mail eller indsættes på itslearning. Undervisere kan også oprette Zoom-møder direkte i itslearning.

Deltag i Zoom-møde oprettet i itslearning

Undervisere har mulighed for at oprette Zoom-møder direkte fra itslearning.

For at deltage i sådan et møde skal du:

  1. Finde Zoom-ikonet i "Planer" og klikke på det

Du ser nu oversigten over alle de Zoom-møder som er tilknyttet rummet.

  1. Find det aktuelle møde du vil deltage i og tryk "Join"

Du bliver nu ført videre til en webside. Hvis du har Zoom klienten (program/app) installeret åbner denne. Ellers kan du vælge:

  1. "download & run Zoom" for at installere Zoom på din computer
  2. "join from your browser" for at deltage via webbrowser

I begge tilfælde skal du logge ind med SSO (WAYF).

BEMÆRK! Deltagelse via webbrowser giver dig kun begrænsede muligheder, så det anbefales at du installerer Zoom på din computer!

BEMÆRK! På nogle Android-telefoner kan man ikke tilgå Zoom-møder direkte fra itslearning app'en. Hvis du vil være sikker på at kunne tilgå Zoom-møder fra Android så gå på itslearning via din browser.

Deltag via Zoom-klienten

Når du klikker på et Zoom møde-link åbnes en side i din foretrukne webbrowser. Hvis du allerede har Zoom installeret vil du blive mødt af nedenstående vindue.

  1. Vælg "Åbn i Zoom Meetings"
  1. Vælg om du vil deltage med eller uden video af dig selv
  1. Vælg "Join with Computer Audio"

Du er nu logget ind i mødet!

Deltag via webbrowser

BEMÆRK! Microsoft Edge understøtter ikke Zoom. Brug derfor en anden browser.

Hvis ikke du har Zoom-klienten installeret, er det også muligt at deltage via en webbrowser.  Det giver dig dog kun begrænsede muligheder, så det anbefales at du installerer Zoom på din computer.

Når du klikker på et Zoom møde-link åbnes en side i din foretrukne webbrowser.

  1. Klik på "Join from your browser"
  1. Indtast dit navn
  2. Klik af i boksen for at bekræfte, at du ikke er en robot
  3. Klik på "Join"
  1. Klik på "I Agree" for at acceptere servicebetingelser og politik.
  1. Indtast koden til mødet
  2. Klik "Join
  1. Klik på "Join Audio by Computer"

Du er nu logget på mødet via din webbrowser.

Overblik over funktioner i Zoom-møde

Nedenstående video (engelsk tale) giver et overblik over nogle af de mest brugte funktioner i Zoom.

Neden under videoen er der også en skriftlige vejledninger.

Bemærk! Begrænsninger for Breakout Rooms:

Deltagere som er koblet på via Chromebooks/Chrome OS kan ikke deltage i Breakout Rooms. Alternativt kan de samles i hovedrummet.

Billede og lyd

Nedenfor kan du se hvilke muligheder du har for at justere lyd og billede i Zoom.

  1. Aktivér/deaktivér din mikrofon
  2. Vælg mikrofon og højttaler
  3. Aktivér/deaktivér dit webcam
  4. Vælg et andet webcam
Funktioner for mødedeltagere
Vælg visning

Visningen ændres kun for dig. Ikonerne findes øverst i højre hjørne.

Vælg "Speaker view" for at se den der taler som stor video og alle andre som små videoer.

Vælg "Gallery view" for at se videoer af alle deltagerne (op til 49 deltagere).

Del skærm
  1. Tryk på den grønne skærm
  1. Vælg hvilken skærm/vindue/program du vil dele
  2. Hvis du vil dele noget med lyd (f.eks. en video) skal du krydse "Share computer sound" af
  3. Klik "Share"
Skriv i chatten
  1. Tryk på taleboblen for at få chatten frem
  1. Skriv i tekstfeltet og tryk enter
Ræk hånden op m.m.

Som deltager i et Zoom-møde har du nogle muligheder for at vise nogle non-verbale reaktioner ved hjælp af ikoner.

  1. Tryk på "Participants"

I bunden af deltagerlisten kan du se de muligheder du har.

  1. Tryk på "more" for at se flere muligheder
Deltag i Breakout Room (grupperum)

Mødelederen kan lave Breakout Rooms til gruppearbejde eller diskussioner i mindre grupper. Når disse bliver åbnet får du et pop-up vindue.

  1. Klik "Join"
  1. Du kan tilkalde mødelederen på knappen "Ask for Help"

Bemærk at mødelederen frit kan hoppe fra rum til rum mellem de forskellige grupper.

Forlad mødet
  1. Vælg "Leave Meeting" i nederste højre hjørne.

----------

Funktioner kun for mødeleder(e) (hosts)
Luk deltagere ind fra venteværelse

Hvis du har oprettet mødet med venteværelse, skal du selv lukke deltagerne ind. Du får besked, når der er nye deltagere i venteværelset.

  1. Klik på "Manage Participants" for at se deltagere i venteværelset
  1. Klik på "Admit all" for at lukke alle ventende ind

eller

  1. Klik på "Admit" ud for den enkelte deltager du vil lukke ind
Administrér deltagerne

Når du klikker på "Manage Participants" kan du:

  1. Se hvem der deltager i mødet
  2. Slukke for alles mikrofoner
  3. Tænde for alles mikrofoner
  1. Klik på de tre prikker for at se yderligere indstillinger for mødet og deltagerne
Gør en anden til mødeleder (host) eller co-host

I deltagerlisten (Manage Participant) har du mulighed for at gøre en af deltagerne til mødeleder/host (i stedet for dig selv) eller co-host (sammen med dig).

  1. Hold musen over personens navn og vælg "More"
  2. Vælg "Make Co-Host" for at give personen samme rettigheder som dig.
Lav Breakout Rooms (grupperum) i mødet

Se nedenstående video (engelsk tale) som beskriver hvordan man laver Breakout Rooms.

Neden under videoen er der også en skriftlig vejledning.

For at lave Breakout Rooms skal du:

  1. Klikke på "Breakout Rooms"

(hvis ikonet mangler skal du trykke på "More" --> "Breakout Rooms")

Du kan vælge mellem at:

  1. Fordele deltagere automatisk (systemet vælger grupper)

eller

  1. Fordele deltagere manuelt (du trækker deltagerne i grupper)
  2. Opret rummene ved et trykke på "Create Rooms"

Du ser nu de Breakout Rooms der er blevet oprettet.
Hvis du har valgt at de skal oprettes manuelt (se pkt. 3 ovenfor) så skal du:

  1. Trykke på "Assign"
  2. Vælge hvem der skal knyttes til rummet

Hvis du har valgt at de skal oprettes automatisk (se pkt. 3 ovenfor) så er deltagerne allerede blevet fordelt. Du kan dog selv rykke rundt på dem efterfølgende

  1. Når alle deltagere er fordelt vælger du "Open All Rooms" hvorefter alle deltagere har mulighed for at gå ind i deres respektive Breakout Room.
  1. De grønne prikker indikerer at deltagerne har valgt at gå ind i det tildelte Breakout Room
  2. Du kan vælge "Join" for at komme ind i et Breakout Room

----------

Deltagerne i Breakout Rooms har mulighed for at tilkalde mødelederen (host), hvis de har brug for hjælp.

  1. De har en knap der hedder "Ask for Help".

-----------

Mødelederen (host) kan sende en besked til samtlige deltagere i alle Breakout Rooms

  1. Tryk på "Broadcast a message to all" i bunden af vinduet
  1. Skriv din besked i tekstfeltet
  2. Tryk på "Broadcast"
  1. Klik på "Close All Rooms" for at lukke Breakout Rooms ned.

Så starter der en nedtælling, hvorefter alle Breakout Rooms lukker ned. Deltagerne kan inden for dette tidsrum selv vælge at hoppe tilbage til hovedrummet. Hvis ikke de når det, vil de blive smidt tilbage til hovedrummet når Breakout Rooms lukker ned.

Optag mødet

Man kan vælge at optage sin undervisning i Zoom. Vær dog opmærksom på GDPR og undgå at optage personfølsomme oplysninger eller uden accept fra deltagere.

  1. Vælg "Record" nederst i vinduet
  1. Når du optager, vil du se et optage-ikon samt knapper til at pause og stoppe optagelsen øverst i venstre hjørne af vidnuet.

Når du stopper optagelsen vil du få en besked om at videoen bliver konverteret til MP4 når du stopper mødet.

Når du vælger at stoppe mødet (End meeting) vil Zoom automatisk begynde at konvertere videoen.

Når konverteringen er fuldført åbner stifinder den mappe hvor filerne ligger som både video (mp4) og lyd (m4a).

Mappen ligger under Denne PC --> Dokumenter --> Zoom

Afslut/forlad mødet

Når du ønsker at forlade mødet skal du:

  1. Vælge "End Meeting" i nederste højre hjørne

og vælge om du vil:

  1. "Leave Meeting" - du forlader mødet men resterende deltagere kan fortsætte mødet
  2. "End Meeting for All" - mødet stopper og alle bliver smidt af

Ligesom i Teams kan deltagere i Zoom se hinandens tilstedeværelse når programmet er åbent. Hvis ikke du ønsker at blive kontaktet gennem Zoom, skal du lukke programmet når du ikke bruger det.

Opret møderum

BEMÆRK! Opret ikke møder for andre, da mødet lukker ned hvis du samtidigt deltager i et andet møde du også har oprettet.

BEMÆRK! Et møderum udløber efter 30 dage, medmindre man vælger at sætte et møde som "recurrent" - altså tilbagevendende møde.

Via Zoom Klient på PC/MAC
Planlæg møde

Under nedenstående video er en skriftlig vejledning

  1. Tryk på "Schedule"
  1. Topic: Giv mødet en titel
  2. Start: Indtast dato og tidspunkt
  3. Duration: Angiv hvor lang tid aktiviteten formodes at vare
  4. Hvis mødet er tilbagevendende krydses af i "Recurrent meeting" - så udløber mødet IKKE efter 30 dage.
  5. Meeting ID: Vælg Generate Automatically
  6. Lad "Password" være krydset af - det sendes krypteret i møde-linket, så deltagere på UC SYD behøver ikke indtaste kodeord for at tilgå møder.
  7. Video: Vælg om video skal aktiveres fra starten for hhv. host og deltagere
  8. Audio: Vælg Telephone and Computer Audio
  9. Calendar: Vælg "Other Calendars" hvis ikke du vil have en automatisk oprettet mødeindkaldelse i dit foretrukne mailprogram. Ellers vælg mailprogrammet på listen.
  10. Vælg "Advanced Options" for at få flere muligheder som f.eks. at oprette et "venteværelse" til dit møde.
  11. Afslut planlægningen ved at trykke på "Schedule

Når du trykker "Schedule" (pkt 11 ovenfor) så får du nedenstående vindue.

  1. For at distribuere mødet videre er det nok at kopiere indholdet i den røde ramme.
  2. Alternativt kan du vælge knappen "Copy to Clipboard" som kopierer al indhold i vinduet.
Via itslearning

BEMÆRK! Dette er kun muligt for undervisere!

Se videoen herunder eller se den skriftlige vejledning under videoen.

Zoom_integration_itslearning_uv.mp4

Opret Zoom møde fra Planer ved at:

  1. Trykke "Tilføj" i kolonnen til ressourcer
  2. Vælg "Vis alle"
  1. Vælg "Zoom møder"

Nu åbnes en oversigt over Zoom møder tilknyttet det specifikke rum, hvor du kan se kommende og afholdte møder og planlægge nye møder. For at planlægge et nyt møde skal du:

  1. Klik på "Schedule New Meeting"

Du skal nu angive indstillinger for det møde du vil oprette.

  1. Giv mødet et passende navn

BEMÆRK! Mødet vil automatisk få navn efter det rum som det befinder sig i, så det er vigtigt at give mødet et navn som skiller sig ud - tilføj f.eks. initialer til rummets titel.

Tidspunkt for mødet.

Vælg om du vil oprette et enkeltstående møde eller om mødet er tilbagevendende.

Ved enkeltstående møde:

  1. Angiv dato og tidspunkt - bemærk at tiden er i AM (før middag) og PM (efter middag)

Ved tilbagevendende møde:

  1. Vælg "Recurring meeting"
  2. Vælg derefter Recurrence: "No Fixed Time" (for du kun har ET tilbagevendende møde og ikke et for hver dag/uge)

Når du er færdig med indstillingerne for mødet:

  1. Klik "Save"

Der vil automatisk blive oprettet et link til alle rummets Zoom møder i planen:

Rum til gruppearbejde

Vi anbefaler følgende fremgangsmåder til gruppearbejde i Zoom:

Spontant gruppearbejde i Zoom

Hvis studerende skal arbejde i ikke på forhånd definerede grupper i kortere tidsrum anbefales det at bruge den indbyggede funktion: Breakout Rooms.

Se mere her: Lav Breakout Rooms (grupperum) i mødet

Gruppearbejde i faste grupper

Hvis studerende skal arbejde i faste grupper over en længere periode kan studerende selv oprette et tilbagevendende møde til formålet via Zoom klienten.

Se vejledning her: Planlæg møde

Vær opmærksom på at gøre mødet er tilbagevendende! Se punkt 5 i vejledningen.

Mødelinks til grupperne (møderne) kan evt. deles med underviser(e) i et delt Word-dokument på itslearning, hvis underviser(e) skal have mulighed for at besøge gruppearbejdet.

Gruppearbejde uden underviser (Channels)

Hvis studerende ønsker en hurtig genvej til gruppearbejde i Zoom med en fast gruppe, kan man oprette en "Channel" (kanal) i Zoom klienten.

  1. Vælg menuen "Contacts"
  2. Vælg fanen "Channels"
  3. Tryk på "+" for at oprette en ny kanal
  4. Når kanalen er oprettet kan en deltager trykke på "Meet" for at starte et videomøde med alle deltagere.

Når mødet er startet kan underviser evt. inviteres ind mod forudgående aftale.

Et almindeligt Zoom-møde oprettet af en UC SYD bruger kan have op til 300 deltagere.

----------

Test lyd og billede

Åbn Zoom-klienten på din computer.

  1. Tryk på 'tandhjulet' i højre hjørne
  1. Tryk på 'Video' for at teste billedet på din computer
  2. Vælg evt. et andet webkamera, hvis du har flere kameraer at vælge imellem.
  1. Tryk på 'Audio' for at teste lyden på din computer
  2. Tryk på 'Test Speaker' for at teste lyden i højtaleren/hovedtelefonen
  3. 'Output Level' skulle gerne vise udsving, hvis lyden er sat rigtigt.
  4. Tryk på 'Test Mic' for at teste lyden i din mikrofon
  5. 'Input Level' skulle gerne vise udsving, hvis lyden er sat rigtigt.

----------

Bemærk! alle medarbejdere og studerende har adgang til Zoom med deres UC SYD-login via https://ucsyd-dk.zoom.us/ - Husk at logge ind med WAYF (SSO-login)!

Vi anbefaler, at UC SYDs brugere benytter sig af Zoom klienten (program/app) til PC, tablet eller Smartphone. Alternativt kan man også koble sig på via en webbrowser. Gæster kan dog kun bruge Zoom klienten af sikkerhedsårsager.

Sikkerhed: UC SYD’s udgave af Zoom er sikker. Sikkerhedsforanstaltninger uddybes yderligere af leverandøren her: https://www.deic.dk/da/news/2020-04-02/zoomfaq.

Desuden har UC SYD indgået en databehandleraftale med leverandøren, der stiller strenge krav til databeskyttelsen.