Microsoft Teams - platform til gruppearbejde m.m. på UC SYD
Vi har samlet de vejledninger fra Microsoft omkring Teams, som vi finder mest nødvendige nedenfor, men du kan også selv gå på opdagelse i Microsofts vejledninger her:https://support.microsoft.com/da-dk/teams
Vær dog opmærksom på at der er vejledninger til alle funktioner i Teams. Nedenstående vejledning omhandler kun Teams "rum" til gruppearbejde - ikke den del af Teams man bruger til online undervisning eller møder.
Indhold
Det her skal du vide før du opretter et Team
- Du skal til hver en tid sikre at der er de relevante deltagere i Teamet.
- Du skal udføre en årlig brugerkontrol af at det er de rigtige deltagere som har adgang til Teamet.
- Du skal sørge for at deltagerne overholder regler for databehandling på UC SYD. Se retningslinjerne for databehandling i Teams her (åbner i nyt vindue)
- Du skal sørge for at slette Teams når de ikke længere skal bruges. Se mere info om sletning af Teams her: Sletning af Teams
- Hvis du forlader UC SYD, skal du sørge for at Teamet enten bliver slettet eller overdraget til en anden ejer.
Vejledninger
Se en kort introduktion til Teams i denne video (åbner i nyt vindue).
Bemærk! Du kan få danske undertekster på videoen ved at klikke på "CC" i nederste, højre hjørne.
Herunder finder du vejledninger til specifikke funktioner:
- Tryk på "IntraActive Governance" som du finder i venstre side af din Teams-app.
- Tryk derefter på "+ Opret team"
Se evt. nedenstående video fra IntraActive om hvordan man opretter et Team.
Se forklaringer på de enkelte trin i oprettelsen under videoen.
Se evt. alle videoerne under "IntraActive Governance" --> "Kom igang". Der er bl.a. videoer der viser hvordan man opretter et Team samt hvornår man bør oprette et Team.
Som studerende har du kun én skabelon du kan vælge.
Navnet skal
- Være så kort og præcist som muligt
- Være unikt (du får en advarsel hvis navnet allerede er i brug)
- Afspejle Teamets opgave/funktion, så det er genkendeligt og muligt at skelne fra andre Teams
Da navnene på Teams skal være unikke på tværs af hele UC SYD, er det en god ide at lade dit holdnavn og evt. opgavens navn/type indgå i navnet.
Fx SRE25A-Socialt_Arbejde-gruppe5 eller PK24S-Studieopgave3-gruppe2
Beskrivelse
Giv Teamet en god beskrivelse. Gør det så præcist og entydigt som muligt, så medlemmerne kan bruge dette som retningslinje, når de skal afgøre hvad Teamet skal bruges til.
- Der skal ALTID være tilknyttet mindst 2 ansvarlige ejere til Teams samarbejdsrum, så rummet ikke står uden ejer hvis den ene person stopper ved UC SYD.
Skabelonen sørger automatisk for, at den som opretter Teamet tilknyttes som ejer. Du skal sørge for at der bliver tilknyttet endnu en ejer. Ejerne er ansvarlige for medlemstilknytning og at alle retningslinjer for Teams samarbejdsrum overholdes. Ejerne skal desuden gennemføre en årlig brugerkontrol.
Det frarådes at tilknytte mere end to ejere til samarbejdsrummet, da kontrollen med kanaler, deres medlemmer og rettigheder, samt brugen af personoplysninger risikerer at bliver uklar og ineffektiv.
- Begynd at skrive navn eller initialer på en medstuderende i UC SYD, så kommer der forslag til personer du kan vælge. Klik på en person for at tilføje vedkommende til Teamet. Du kan tilføje medlemmer til et Team når du opretter det, men du kan også vente til efter Teamet er oprettet.
Det er dit ansvar, som ejer af Teamet, løbende at sikre at det er de rigtige personer, der er tilknyttet Teamet.
Når du når til indstillinger er der ikke så meget du kan gøre - indstillingerne er valgt ud fra hvilken skabelon du har valgt, så du kan bare klikke videre.
Til sidst får du en bekræftelsesside hvor du kan se hvilke indstillinger du har valgt.
- Tryk på "Gem" for at sende Teamet til oprettelse
Det tager op til 5 min at oprette Teamet. Du får en besked i Teams-appen når Teamet er klar til brug.
Du finder dit nye Team under menupunktet "Teams".
Det er Teamsejernes ansvar løbende at sikre at det er de rigtige personer, der er tilknyttet Teamet. Yderligere skal ejere aktivt forny medlemmernes adgang til rummet ved en årlige brugerkontrol. Sker det ikke fjernes medlemmernes adgang til Teamet automatisk.
Hvis man vil tilføje eller fjerne medlemmer, kan man gøre det inde fra administrationsmodulet:
- Klik på de tre prikker ud for Teamets navn
- Vælg "Administrer team"
- Klik på fanen "Medlemmer"
Tilføje medlem
For at tilføje et nyt medlem til Teamet:
- Klik på knappen "Tilføj medlem"
- Begynd at skrive din medstuderendes navn eller initialer til vedkommende dukker op
- Klik på vedkommende, så denne bliver tilføjet listen
- Når alle medlemmer er tilføjet klikker du på "Tilføj"
Fjerne medlem
For at fjerne et medlem:
- Klik på krydset ud for medlemmet
Bemærk! Det er ikke muligt at slette en ejer fra et Team. Så skal man i stedet gøre en ejer til medlem (se vejledning herunder) og derefter slette vedkommende.
For at ændre en rolle for et medlem:
- Klik på pilen ud for medlemmet rolle
- Vælg en anden rolle
Personer som forlader UC SYD skal tage stilling til de Teams de hidtil har været ansvarlig for, herunder om Teamet skal slettes eller om ejerskabet skal videregives til en anden.
Man tilføjer en ny ejer ved at opgradere et eksisterende medlem til ejer. Se hvordan under Ændre rolle for medlemmer ovenfor.
Når du går ind i dit helt nye Team har du nogle forskellige muligheder.
- En kanal er et område som du kan bruge til samarbejde. Det er helt op til jer om I har brug for flere kanaler. Fx kan du vælge at oprette en ny kanal hvis samme studiegruppe skal lave endnu en opgave sammen.
Et nyt Team bliver altid født med én kanal: Generel
Inde i hver kanal er der et arbejdsområde med to faner: - Fanen Indlæg er en slags chat som er tilknyttet kanalen. Her kan man dele filer eller skrive information til hinanden. Du kan installere Teams som app på din telefon og modtage notifikationer når der sker noget nyt.
- Fanen Filer er et fillager som er tilknyttet kanalen. Man kan bruge fanen Filer til alle gruppens dokumenter. Du kan åbne dokumenterne direkte fra Teams og skrive i dem samtidigt med dine medstuderende.
Hvis man deler filer på fanen Indlæg vil man også kunne se filerne under fanen Filer.
- Du kan tilføje flere apps til din kanal. Fx en kalender, så I kan lave en tidsplan eller en opgaveliste, så der er styr på hvem der sørger for hvad.
Teams arkiveres automatisk efter 180 dage uden aktivitet. Herefter vil Teams fortsat være tilgængelig for ejer og tilknyttede medlemmer, men det vil ikke længere være muligt at lave ændringer i Teamet, herunder at skrive nye indlæg, eller redigere i de indlæg og dokumenter det allerede indeholder.
Inden et Team bliver arkiveret, modtager ejerne en e-mail, hvor de enten kan vælge at arkivere Teamet med det samme eller afvise arkiveringen. Ejer har 30 dage til at besvare denne e-mail, derefter bliver Teamet automatisk arkiveret.
Arkiverede Teams kan aktiveres igen indtil de slettes. Tag kontakt til IT-support hvis dette ønskes.
Bemærk! Det er kun ejere i et Team som kan slette Teamet.
Hvis du vil slette et Team skal du først gå ind på Teamet.
- Klik på de tre prikker ud for Teamets navn
- Vælg "Slet dette team"
Bemærk! I IntraActive Governance forsvinder Teamet først over natten.
210 dage efter et Teams er arkiveret bliver det automatisk slettet.
Inden et Team bliver slettet, modtager ejerne en e-mail, hvor de enten kan vælge at slette Teamet med det samme eller afvise sletningen. Ejer har 30 dage til at besvare denne e-mail, derefter bliver Teamet automatisk slettet.
Et slettet Team kan gendannes inden for 30 dage efter det er blevet slettet. Det kan tage op til 48 timer at gendanne Teamet. Mere end 30 dage efter sletning er det ikke længere muligt at gendanne et Team.
Databehandling i Teams
Husk at overholde følgende retningslinjer for opbevaring af persondata:
Det er IKKE tilladt at dele personfølsomme oplysninger i Teams.
Det ER tilladt at dele almindelige personoplysninger, men disse skal slettes når de ikke længere skal bruges.
Se typer af personoplysninger her: https://www.ucsyd.dk/om-uc-syd/privatlivspolitik#section3
Eksempler for studerende:
- Det ER tilladt at angive navn på en medstuderende ifm. den daglige kommunikation (almindelige personoplysninger).
- Det er IKKE tilladt at dele en case hvor en navngiven person står beskrevet med dennes sygdom (personfølsomme oplysninger).
- Det ER tilladt at dele en case hvor en unavngiven eller fiktiv person står beskrevet med dennes sygdom.
- Det er IKKE tilladt at diskutere en specifik studerendes sygdom med gruppen (personfølsomme oplysninger).
- Det ER tilladt at dele video hvor børn leger (almindelige personoplysninger).
- Det er IKKE tilladt at dele video hvor en person fortæller om sin diagnose eller religiøse overbevisning (personfølsomme oplysninger).
Se i øvrigt retningslinjer for indsamling af persondata på itslearning i rummet "Min uddannelse" på samme side som Juridisk håndbog.